Leidinggeven aan een team is een mooie, maar vaak ook pittige taak
Mensen met verschillende karakters en verschillende verantwoordelijkheden allemaal effectief met elkaar laten samenwerken, dat is normaal al een hele klus, maar in deze chaotische tijd al helemaal. Nu het werkende leven zoals we dat kennen op z’n kop staat en velen noodgedwongen thuiswerken, staan leidinggevenden plotseling voor de uitdaging om ook op afstand te zorgen dat hun team gemotiveerd, verbonden en effectief blijft. Maar hoe doe je dat nou zonder jezelf helemaal over de kop te werken?
Hanteer de 80/20-regel
Heb je ooit gehoord van de 80/20 (Pareto-)methode? Dat is een eenvoudige regel waarmee je met een relatief kleine inspanning grote resultaten behaalt. Kortweg verwijst de 80/20-regel naar het principe dat je met 20% van de inspanningen 80% van de resultaten boekt. Bijvoorbeeld: 80% van jouw opdrachten komt van 20% van jouw klanten. Of: 20% van de producten die je verkoopt, zijn goed voor 80% van de omzet.
Deze voorbeelden verwijzen naar ondernemen, maar de 80/20-regel kan eigenlijk overal op worden toegepast: van sporten tot studeren en van mediteren tot het schrijven van je eerste boek. En dus ook op leidinggeven op afstand.
Leidinggeven op afstand volgens de 80/20-regel
Trainer en coach Paul ‘t Mannetje deed mij inzien dat het 80/20-principe ook heel bruikbaar is voor leidinggevenden. Mijn broer Nawaz en ik leerden Paul jaren geleden kennen als de vader van Ilse en Manon, die op dat moment in ons team werkten. Zij stonden aan het begin van hun carrière en vertelden thuis enthousiast over hun werk en de vrijheid die ze bij ons kregen om hun talenten te ontplooien. Die verhalen inspireerden Paul om onze manier van werken als voorbeeldcase te behandelen in zijn boek Op pad met mijn talenten, over hoe je als organisatie omgaat met talenten. Nawaz werd uiteindelijk tegenlezer van dat boek en samen met Paul hebben we meerdere talentsessies georganiseerd. Kortom: een vruchtbare samenwerking was geboren.
Mensen kopiëren wat je doet,
niet wat je zegt.
Paul ‘t Mannetje
1. Geef het goede voorbeeld
Mensen kopiëren wat jij doet, niet wat je zegt. Vertel teamleden dus niet alleen welk gedrag je van hen verwacht, maar vertoon dat gedrag ook zelf.
2. Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden
Iedereen binnen een team kan instemmen met een afspraak, maar als iedereen eenmaal bezig is met z’n eigen taken, worden afspraken gemakkelijk vergeten. Wil je afspraken levend houden? Zorg dan dat je er regelmatig op terugkomt.
3. Reageer op praktijksituaties
Een goede leidinggevende op afstand is geen micro-manager, maar laat wel zien dat hij opmerkt wat er gebeurt. Geef complimenten als medewerkers het gewenste gedrag vertonen. Corrigeer als er ongewild gedrag plaatsvindt. Zo houd je grip en blijf je verbonden. En zo blijven de medewerkers verbonden met jou en de organisatie.
Simpel, behapbaar en effectief
Dat is het. Heel simpel eigenlijk. En dat is precies waarom ik fan ben van de 80/20 regel voor leidinggevenden: iedereen kan het toepassen, ook – of misschien wel juist – als tijd een schaars goed is. Leidinggevenden hebben het namelijk altijd druk. En zeker als je van een afstand een team moet aansturen, is het verleidelijk om tijdgebrek als excuus te gebruiken als je de grip dreigt te verliezen. De 80/20-regel maakt daar korte metten mee, omdat het leidinggeven op afstand overzichtelijk en behapbaar maakt.
Een paar praktijkvoorbeelden van leidinggeven op afstand volgens de 80/20 regel
Geef het goede voorbeeld
Stel, je wil dat al jouw teamleden goed voorbereid en op tijd klaarzitten voor een virtuele meeting. Zorg dan dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Sluit niet pas later aan omdat je het druk hebt en knijp er niet eerder tussenuit voor een volgende afspraak. Gebruik je rol als leidinggevende niet om een uitzonderingspositie in te nemen, maar vertoon zelf het gedrag dat je ook van teamleden verwacht.
Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden
Heb je met het team afgesproken dat voorafgaand aan een virtueel overleg altijd de agendapunten op een specifieke manier moeten worden genoteerd? Kom er dan iedere meeting op terug, houd in de gaten of het steeds op de afgesproken manier gebeurt en corrigeer als dat niet het geval is.
Reageer op incidenten
Is iemand te laat voor de virtuele meeting of heeft een teamlid de agendapunten niet goed voorbereid? Benoem het. Heeft iemand juist een hele waardevolle bijdrage geleverd aan het overleg of een goede prestatie geleverd? Benoem dat dan ook. Sterker nog: grijp iedere kans om een compliment uit te delen aan. Voor complimenten geldt namelijk: liever iets teveel dan te weinig.
Samenvattend: Minder inspanning, meer resultaat
Wil jij met minder inspanningen meer uit je team halen? Houd de missie, visie en doelstellingen in het oog en focus bij het leidinggeven op afstand dan op deze 3 punten:
- Geef het goede voorbeeld
- Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden
- Reageer op praktijksituaties
Dan zul je zien dat ook jij ineens 80% van de resultaten kunt boeken in 20% van de tijd.