Hoe overleef je een aaneenschakeling van Zoom-calls? Zet videocalls selectief in en gebruik ze alleen voor een overleg waarbij die vorm echt een meerwaarde heeft.
Veel mensen worstelen op dit moment met dit soort vragen. Nu veel mensen gedwongen thuiswerken en de verwachting is dat op afstand werken nog wel even de norm zal blijven, hebben veel mensen behoefte aan houvast. Aan handvatten die hen helpen om weer grip te krijgen op hun dag en ruimte te ervaren in hun hoofd en voldoening te blijven halen uit hun werk.
Daarom vroeg Evajinek.nl GROWEVERYDAY om toepasbare tips, hacks en adviezen om de kunst van het thuiswerken onder de knie te krijgen. Sheraz gaf de lezers van het platform namens GROWEVERYDAY ‘een stoomcursus vol tips, trucs, richtlijnen en hacks, waarmee je ook vanuit je eigen werkkamer/keuken/gangkast leert werken als een pro.
Sheraz verwees in het artikel onder andere naar het Meeting Manifest om die inmiddels beruchte Zoom-calls leuk, energiek en effectief te houden:
‘Laten we maar meteen beginnen met die vermaledijde Zoom-vergaderingen, video-belletjes of kortweg ‘calls’, die sinds de coronacrisis de werkdag van menigeen domineren. Niet alleen zijn het er veel te veel, ze duren ook vaak eindeloos. En ze vreten energie. En heus, dat kan anders, weet Sheraz uit ervaring. Om te beginnen door videocalls selectief in te zetten en alleen te gebruiken voor een overleg waarbij die vorm echt een meerwaarde heeft. Maar ook door met alle betrokkenen bepaalde regels in acht te nemen. Om anderen hiermee te helpen, heeft Kazmi hiervoor onlangs zelfs een zogenaamd Meeting Manifest gedeeld, met daarin een aantal simpele regels en richtlijnen waarmee je iedere online meeting naar een hoger plan tilt.
Goede voorbereiding is cruciaal. Dus plan meetings ver van tevoren in en check of de mensen die cruciaal zijn ook daadwerkelijk kunnen. Geef deelnemers vooraf toegang tot een document met daarin de doelstelling, de agenda en de gewenste uitkomsten. En houd je tijdens de meeting aan bepaalde basisregels. Check vooraf of alles het doet. Camera aan, microfoon uit. Op tijd beginnen. De chatfunctie gebruiken als je graag het woord wilt. Een host aanwijzen die de agenda bewaakt en aan het einde de gemaakte actiepunten en afspraken samenvat. Maar de belangrijkste tip is volgens Sheraz: ‘Bouw ademruimte in. Voor uitloop, maar ook voor smalltalk. Als vuistregel kun je nemen: ongeveer een kwart van de tijd. Zo zorg je ervoor dat mensen zich ook op afstand met elkaar verbonden kunnen blijven voelen.’
Meer tips om het thuiswerken effectief (en gezellig) te houden? Lees hier het gehele artikel.
