Op afstand samenwerken en toch op dezelfde golflengte zitten: zo doe je dat

Groweveryday

Leestijd: 5 minuten

3 tips om met je team op 1 lijn te komen en te blijven

Afstemmen. Rapport creëren. Levelen. Allemaal verschillende termen voor hetzelfde principe: op dezelfde golflengte komen met de persoon met wie je samenwerkt of in gesprek bent. Als leidinggevende regelmatig even checken of je nog met al je teamleden op 1 lijn zit, is in een kantoorsetting al ontzettend belangrijk, maar als je samenwerkt op afstand al helemaal. 

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, kun je gemakkelijk op verschillende sporen terecht komen en ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Daar komt nog bij dat verschillende teamleden vaak verschillende voorkeuren hebben als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Het kan verleidelijk zijn om als leidinggevende te denken dat je met een ‘one size fits all’-aanpak het beste af bent. Maar juist als je van te voren tijd investeert om je te verdiepen in de voorkeuren en werkwijzen van de individuen met wie je samenwerkt, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Zo krijg je niet alleen tevreden teamleden, maar ook veel betere resultaten. 

Ik heb dat als leidinggevende op afstand regelmatig zelf ondervonden. Op basis van mijn eigen ervaring deel ik hieronder 3 tips die kunnen helpen om met je team op 1 lijn te komen en te blijven: 

1. Vraag wat teamleden van jou nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren

Een voorbeeld? Een tijdje geleden liep de samenwerking met een collega wat stroef. We gebruikten voor de projectplanning een efficiënte en overzichtelijke samenwerkingstool: Asana. Voor een belangrijk project had ik voor deze collega een strakke projectplanning gemaakt, compleet met deadlines, toelichting en alle nodige informatie. Om zeker te zijn dat het allemaal goed zou verlopen, had ik nog gevraagd of alles duidelijk was en of de deadlines haalbaar waren. So far so good. Eigenlijk kon er niets mis misgaan. Althans, dat dacht ik. Maar het ging toch mis. Ondanks de heldere planning, haalde mijn collega haar deadlines niet, waardoor we er niet in slaagden het project op tijd te realiseren. Ik begreep er niets van. Hoe kon dit nou niet goed gaan, zelfs nadat ik alles tot in detail had voorbereid, doorgesproken en gepland? 

Ik ging in gesprek met mijn collega en wat bleek? Het feit dat ze alle taken alleen kreeg aangereikt via een digitale tool als Asana maakte het project voor haar veel te abstract. Het ging niet leven, ze voelde er geen emotie bij en vond het daarom moeilijk om zich betrokken en gemotiveerd te voelen. Ze gaf aan dat het voor haar beter werkt om vooraf even direct contact te hebben en alles even door te spreken, face-to-face of via een (video) call. Dan komt het voor haar tot leven en krijgt ze de juiste drive die ze nodig heeft om aan de slag te gaan. Dus bij het volgende project hebben we voor aanvang van ieder project steeds even contact gehad en warempel: die methode deed wonderen. Ze ging ineens als een speer. Kortom: als je weet wat individuele teamleden van jou nodig hebben, kun jij ze ook helpen om hun beste werk af te leveren. 

2. Check bij teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden.

Stel: jouw collega is een groot fan van face-to-face-meetings. Niet de hele tijd over en weer berichtjes sturen via digitale kanalen, maar gewoon even alles met elkaar doorspreken, terwijl je elkaar ondertussen in de ogen kunt kijken. Maar jij geeft de voorkeur aan een manier van werken die je zelf veel efficiënter vindt: je werkt individueel aan een document, stuurt het vervolgens naar elkaar op en geeft elkaar feedback. Zo werken jullie samen afzonderlijk naar een gemeenschappelijk resultaat. 

Beide manieren van werken zijn prima. Maar als jullie niet van elkaar weten dat jullie allebei een andere manier van communiceren prefereren, dan verloopt de samenwerking waarschijnlijk vrij stroef. Jouw collega stoort zich eraan dat hij steeds op comments in documenten moet reageren en jij zit je te verbijten bij die wekelijkse meetings, omdat je er eigenlijk het nut niet van inziet. Vraag als leidinggevende van tevoren aan teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden over lopende projecten en help teamleden met verschillende werkstijlen tot een werkbare compromis te komen. Dat scheelt tijdens het project een hoop frustratie.

3. Leer de voorkeursstijl van je teamleden kennen.

Niet iedereen werkt op dezelfde manier en niet iedereen leert op dezelfde manier. De Amerikaanse psycholoog David Kolb maakte onderscheid tussen vier leerstijlen: de doener, de dromer, de denker en de beslisser. De doener leert het liefst door gewoon te doen. De dromer leert door te observeren en te reflecteren. De denker analyseert en trekt conclusies. De beslisser past graag theorie gericht toe in de praktijk en kijkt doelgericht wat het gewenste effect heeft en wat niet. Niet alleen bij leren, maar ook bij werken hebben mensen vaak een voorkeursstijl. Als leidinggevende is het waardevol om  de voorkeursstijl van je teamleden te leren kennen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je als leidinggevende wekelijks een video call inplant om op afstand toch een gevoel van verbinding te behouden. Voor een denker kan zo’n moment om ideeën uit te wisselen heel prettig zijn, maar voor een doener voelt het misschien als tijdverspilling. Een beslisser die het fijn vindt om even met elkaar knopen door te hakken, komt in zo’n call waarschijnlijk heel goed tot z’n recht, terwijl een dromer die liever stilletjes observeert ten onrechte overkomt als passief en weinig betrokken. Zorg er dus voor dat je als leidinggevende weet wat de voorkeursstijl van je teamleden is. Niet alleen zodat je hen in hun werk zo goed mogelijk kunt faciliteren, maar ook om te voorkomen dat je hen misschien niet op waarde schat.

Kortom:

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Ook hebben teamleden vaak uiteenlopende voorkeuren als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Door als leidinggevende van tevoren tijd te investeren om je hierin te verdiepen, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Als je weet hoe je teamleden in elkaar zitten en hoe ze het prettigst werken, kun je hen niet alleen beter assisteren, je kunt ze ook onderling beter helpen om met elkaar op één lijn te komen en te blijven. Wie de medewerker als mens bedient, krijgt daar niet alleen tevreden teamleden voor terug, maar ook veel betere resultaten. 

Weet jij van je teamleden hoe zij het liefst (op afstand) werken en wat hun favoriete communicatiemiddel of voorkeursstijl is? Ik ben benieuwd!


Deel dit artikel