LEIDINGGEVEN OP AFSTAND
IN TURBULENTE TIJDEN:
EEN PRAKTISCHE GIDS

Leidinggeven op afstand is vooral focussen op fundamentele principes. De 80/20-regel kan daarbij heel goed helpen. In dit artikel delen we 3 tips die we van trainer, mentor en vriend Paul ‘t Mannetje leerden en die hierbij als ‘keystone habits’ kunnen fungeren.

Leidinggeven aan een team is een mooie, maar vaak ook pittige taak. Mensen met verschillende karakters en verschillende verantwoordelijkheden allemaal effectief met elkaar laten samenwerken, dat is normaal al een hele klus, maar in deze chaotische tijd al helemaal. Nu het werkende leven zoals we dat kennen op z’n kop staat en velen noodgedwongen thuiswerken, staan leidinggevenden plotseling voor de uitdaging om ook op afstand te zorgen dat hun team gemotiveerd, verbonden en effectief blijft. Maar hoe doe je dat nou zonder jezelf helemaal over de kop te werken?

Hanteer de 80/20-regel 

Heb je ooit gehoord van de 80/20 (Pareto-)methode? Dat is een eenvoudige regel waarmee je met een relatief kleine inspanning grote resultaten behaalt. Kortweg verwijst de 80/20-regel naar het principe dat je met 20% van de inspanningen 80% van de resultaten boekt. Bijvoorbeeld: 80% van jouw opdrachten komt van 20% van jouw klanten. Of: 20% van de producten die je verkoopt, zijn goed voor 80% van de omzet.

Deze voorbeelden verwijzen naar ondernemen, maar de 80/20-regel kan eigenlijk overal op worden toegepast: van sporten tot studeren en van mediteren tot het schrijven van je eerste boek. En dus ook op leidinggeven op afstand. 

Leidinggeven op afstand volgens de 80/20-regel

Trainer en coach Paul ‘t Mannetje deed mij inzien dat het 80/20-principe ook heel bruikbaar is voor leidinggevenden. Mijn broer Nawaz en ik leerden Paul jaren geleden kennen als de vader van Ilse en Manon, die op dat moment in ons team werkten. Zij stonden aan het begin van hun carrière en vertelden thuis enthousiast over hun werk en de vrijheid die ze bij ons kregen om hun talenten te ontplooien. Die verhalen inspireerden Paul om onze manier van werken als voorbeeldcase te behandelen in zijn boek Op pad met mijn talenten, over hoe je als organisatie omgaat met talenten. Nawaz werd uiteindelijk tegenlezer van dat boek en samen met Paul hebben we meerdere talentsessies georganiseerd. Kortom: een vruchtbare samenwerking was geboren. 

‘Mensen kopiëren wat je doet, niet wat je zegt.’ – Paul ‘t Mannetje

1. Geef het goede voorbeeld 

Mensen kopiëren wat jij doet, niet wat je zegt. Vertel teamleden dus niet alleen welk gedrag je van hen verwacht, maar vertoon dat gedrag ook zelf.

2. Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden 

Iedereen binnen een team kan instemmen met een afspraak, maar als iedereen eenmaal bezig is met z’n eigen taken, worden afspraken gemakkelijk vergeten. Wil je afspraken levend houden? Zorg dan dat je er regelmatig op terugkomt.

3. Reageer op praktijksituaties

Een goede leidinggevende op afstand is geen micro-manager, maar laat wel zien dat hij opmerkt wat er gebeurt. Geef complimenten als medewerkers het gewenste gedrag vertonen. Corrigeer als er ongewild gedrag plaatsvindt. Zo houd je grip en blijf je verbonden. En zo blijven de medewerkers verbonden met jou en de organisatie. 

Simpel, behapbaar en effectief

Dat is het. Heel simpel eigenlijk. En dat is precies waarom ik fan ben van de 80/20 regel voor leidinggevenden: iedereen kan het toepassen, ook – of misschien wel juist – als tijd een schaars goed is. Leidinggevenden hebben het namelijk altijd druk. En zeker als je van een afstand een team moet aansturen, is het verleidelijk om tijdgebrek als excuus te gebruiken als je de grip dreigt te verliezen. De 80/20-regel maakt daar korte metten mee, omdat het leidinggeven op afstand overzichtelijk en behapbaar maakt. 

Hieronder een paar praktijkvoorbeelden van leidinggeven op afstand volgens de 80/20 regel.

Geef het goede voorbeeld

Stel, je wil dat al jouw teamleden goed voorbereid en op tijd klaarzitten voor een virtuele meeting. Zorg dan dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Sluit niet pas later aan omdat je het druk hebt en knijp er niet eerder tussenuit voor een volgende afspraak. Gebruik je rol als leidinggevende niet om een uitzonderingspositie in te nemen, maar vertoon zelf het gedrag dat je ook van teamleden verwacht.  

Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden 

Heb je met het team afgesproken dat voorafgaand aan een virtueel overleg altijd de agendapunten op een specifieke manier moeten worden genoteerd? Kom er dan iedere meeting op terug, houd in de gaten of het steeds op de afgesproken manier gebeurt en corrigeer als dat niet het geval is.

Reageer op incidenten
Is iemand te laat voor de virtuele meeting of heeft een teamlid de agendapunten niet goed voorbereid? Benoem het. Heeft iemand juist een hele waardevolle bijdrage geleverd aan het overleg of een goede prestatie geleverd? Benoem dat dan ook. Sterker nog: grijp iedere kans om een compliment uit te delen aan. Voor complimenten geldt namelijk: liever iets teveel dan te weinig.

Dus

Wil jij met minder inspanningen meer uit je team halen? Houd de missie, visie en doelstellingen in het oog en focus bij het leidinggeven op afstand dan op deze 3 punten: 

1) Geef het goede voorbeeld
2) Houd afspraken levend door er aandacht aan te besteden
3) Reageer op praktijksituaties 

Dan zul je zien dat ook jij ineens 80% van de resultaten kunt boeken in 20% van de tijd. 

Succes!

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Het kan verleidelijk zijn om als leidinggevende te denken dat je met een ‘one size fits all’-aanpak het beste af bent. Maar juist als je van te voren tijd investeert om je te verdiepen in de voorkeuren en werkwijzen van de individuen met wie je samenwerkt, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. In dit hoofdstuk delen we 3 tips die kunnen helpen om met je team op 1 lijn te komen en te blijven.

Afstemmen. Rapport creëren. Levelen. Allemaal verschillende termen voor hetzelfde principe: op dezelfde golflengte komen met de persoon met wie je samenwerkt of in gesprek bent. Als leidinggevende regelmatig even checken of je nog met al je teamleden op 1 lijn zit, is in een kantoorsetting al ontzettend belangrijk, maar als je samenwerkt op afstand al helemaal. 

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, kun je gemakkelijk op verschillende sporen terecht komen en ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Daar komt nog bij dat verschillende teamleden vaak verschillende voorkeuren hebben als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Het kan verleidelijk zijn om als leidinggevende te denken dat je met een ‘one size fits all’-aanpak het beste af bent. Maar juist als je van te voren tijd investeert om je te verdiepen in de voorkeuren en werkwijzen van de individuen met wie je samenwerkt, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Zo krijg je niet alleen tevreden teamleden, maar ook veel betere resultaten. 

Ik heb dat als leidinggevende op afstand regelmatig zelf ondervonden. Op basis van mijn eigen ervaring deel ik hieronder 3 tips die kunnen helpen om met je team op 1 lijn te komen en te blijven: 

1. Vraag wat teamleden van jou nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren

Een voorbeeld? Een tijdje geleden liep de samenwerking met een collega wat stroef. We gebruikten voor de projectplanning een efficiënte en overzichtelijke samenwerkingstool: Asana. Voor een belangrijk project had ik voor deze collega een strakke projectplanning gemaakt, compleet met deadlines, toelichting en alle nodige informatie. Om zeker te zijn dat het allemaal goed zou verlopen, had ik nog gevraagd of alles duidelijk was en of de deadlines haalbaar waren. So far so good. Eigenlijk kon er niets mis misgaan. Althans, dat dacht ik. Maar het ging toch mis. Ondanks de heldere planning, haalde mijn collega haar deadlines niet, waardoor we er niet in slaagden het project op tijd te realiseren. Ik begreep er niets van. Hoe kon dit nou niet goed gaan, zelfs nadat ik alles tot in detail had voorbereid, doorgesproken en gepland? 

Ik ging in gesprek met mijn collega en wat bleek? Het feit dat ze alle taken alleen kreeg aangereikt via een digitale tool als Asana maakte het project voor haar veel te abstract. Het ging niet leven, ze voelde er geen emotie bij en vond het daarom moeilijk om zich betrokken en gemotiveerd te voelen. Ze gaf aan dat het voor haar beter werkt om vooraf even direct contact te hebben en alles even door te spreken, face-to-face of via een (video) call. Dan komt het voor haar tot leven en krijgt ze de juiste drive die ze nodig heeft om aan de slag te gaan. Dus bij het volgende project hebben we voor aanvang van ieder project steeds even contact gehad en warempel: die methode deed wonderen. Ze ging ineens als een speer. Kortom: als je weet wat individuele teamleden van jou nodig hebben, kun jij ze ook helpen om hun beste werk af te leveren. 

2. Check bij teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden.

Stel: jouw collega is een groot fan van face-to-face-meetings. Niet de hele tijd over en weer berichtjes sturen via digitale kanalen, maar gewoon even alles met elkaar doorspreken, terwijl je elkaar ondertussen in de ogen kunt kijken. Maar jij geeft de voorkeur aan een manier van werken die je zelf veel efficiënter vindt: je werkt individueel aan een document, stuurt het vervolgens naar elkaar op en geeft elkaar feedback. Zo werken jullie samen afzonderlijk naar een gemeenschappelijk resultaat. 

Beide manieren van werken zijn prima. Maar als jullie niet van elkaar weten dat jullie allebei een andere manier van communiceren prefereren, dan verloopt de samenwerking waarschijnlijk vrij stroef. Jouw collega stoort zich eraan dat hij steeds op comments in documenten moet reageren en jij zit je te verbijten bij die wekelijkse meetings, omdat je er eigenlijk het nut niet van inziet. Vraag als leidinggevende van tevoren aan teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden over lopende projecten en help teamleden met verschillende werkstijlen tot een werkbare compromis te komen. Dat scheelt tijdens het project een hoop frustratie.

3. Leer de voorkeursstijl van je teamleden kennen.

Niet iedereen werkt op dezelfde manier en niet iedereen leert op dezelfde manier. De Amerikaanse psycholoog David Kolb maakte onderscheid tussen vier leerstijlen: de doener, de dromer, de denker en de beslisser. De doener leert het liefst door gewoon te doen. De dromer leert door te observeren en te reflecteren. De denker analyseert en trekt conclusies. De beslisser past graag theorie gericht toe in de praktijk en kijkt doelgericht wat het gewenste effect heeft en wat niet. Niet alleen bij leren, maar ook bij werken hebben mensen vaak een voorkeursstijl. Als leidinggevende is het waardevol om  de voorkeursstijl van je teamleden te leren kennen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je als leidinggevende wekelijks een video call inplant om op afstand toch een gevoel van verbinding te behouden. Voor een denker kan zo’n moment om ideeën uit te wisselen heel prettig zijn, maar voor een doener voelt het misschien als tijdverspilling. Een beslisser die het fijn vindt om even met elkaar knopen door te hakken, komt in zo’n call waarschijnlijk heel goed tot z’n recht, terwijl een dromer die liever stilletjes observeert ten onrechte overkomt als passief en weinig betrokken. Zorg er dus voor dat je als leidinggevende weet wat de voorkeursstijl van je teamleden is. Niet alleen zodat je hen in hun werk zo goed mogelijk kunt faciliteren, maar ook om te voorkomen dat je hen misschien niet op waarde schat.

Kortom:

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Ook hebben teamleden vaak uiteenlopende voorkeuren als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Door als leidinggevende van tevoren tijd te investeren om je hierin te verdiepen, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Als je weet hoe je teamleden in elkaar zitten en hoe ze het prettigst werken, kun je hen niet alleen beter assisteren, je kunt ze ook onderling beter helpen om met elkaar op één lijn te komen en te blijven. Wie de medewerker als mens bedient, krijgt daar niet alleen tevreden teamleden voor terug, maar ook veel betere resultaten. 

Weet jij van je teamleden hoe zij het liefst (op afstand) werken en wat hun favoriete communicatiemiddel of voorkeursstijl is? Ik ben benieuwd!

Iedereen die regelmatig (virtuele) meetings heeft, weet dat het beruchte energievreters zijn. Maar het kan ook anders. Graag delen we met jullie een tool die wij met veel succes gebruiken: ons eigen GROWEVERY.DAY Meeting Manifest. Door dit Meeting Manifest in iedere meeting als leidraad te nemen, kun je ervoor zorgen dat meetings weer voor je gaan werken, in plaats van tegen je.

Afstemmen. Rapport creëren. Levelen. Allemaal verschillende termen voor hetzelfde principe: op dezelfde golflengte komen met de persoon met wie je samenwerkt of in gesprek bent. Als leidinggevende regelmatig even checken of je nog met al je teamleden op 1 lijn zit, is in een kantoorsetting al ontzettend belangrijk, maar als je samenwerkt op afstand al helemaal. 

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, kun je gemakkelijk op verschillende sporen terecht komen en ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Daar komt nog bij dat verschillende teamleden vaak verschillende voorkeuren hebben als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Het kan verleidelijk zijn om als leidinggevende te denken dat je met een ‘one size fits all’-aanpak het beste af bent. Maar juist als je van te voren tijd investeert om je te verdiepen in de voorkeuren en werkwijzen van de individuen met wie je samenwerkt, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Zo krijg je niet alleen tevreden teamleden, maar ook veel betere resultaten. 

Ik heb dat als leidinggevende op afstand regelmatig zelf ondervonden. Op basis van mijn eigen ervaring deel ik hieronder 3 tips die kunnen helpen om met je team op 1 lijn te komen en te blijven: 

1. Vraag wat teamleden van jou nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren

Een voorbeeld? Een tijdje geleden liep de samenwerking met een collega wat stroef. We gebruikten voor de projectplanning een efficiënte en overzichtelijke samenwerkingstool: Asana. Voor een belangrijk project had ik voor deze collega een strakke projectplanning gemaakt, compleet met deadlines, toelichting en alle nodige informatie. Om zeker te zijn dat het allemaal goed zou verlopen, had ik nog gevraagd of alles duidelijk was en of de deadlines haalbaar waren. So far so good. Eigenlijk kon er niets mis misgaan. Althans, dat dacht ik. Maar het ging toch mis. Ondanks de heldere planning, haalde mijn collega haar deadlines niet, waardoor we er niet in slaagden het project op tijd te realiseren. Ik begreep er niets van. Hoe kon dit nou niet goed gaan, zelfs nadat ik alles tot in detail had voorbereid, doorgesproken en gepland? 

Ik ging in gesprek met mijn collega en wat bleek? Het feit dat ze alle taken alleen kreeg aangereikt via een digitale tool als Asana maakte het project voor haar veel te abstract. Het ging niet leven, ze voelde er geen emotie bij en vond het daarom moeilijk om zich betrokken en gemotiveerd te voelen. Ze gaf aan dat het voor haar beter werkt om vooraf even direct contact te hebben en alles even door te spreken, face-to-face of via een (video) call. Dan komt het voor haar tot leven en krijgt ze de juiste drive die ze nodig heeft om aan de slag te gaan. Dus bij het volgende project hebben we voor aanvang van ieder project steeds even contact gehad en warempel: die methode deed wonderen. Ze ging ineens als een speer. Kortom: als je weet wat individuele teamleden van jou nodig hebben, kun jij ze ook helpen om hun beste werk af te leveren. 

2. Check bij teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden.

Stel: jouw collega is een groot fan van face-to-face-meetings. Niet de hele tijd over en weer berichtjes sturen via digitale kanalen, maar gewoon even alles met elkaar doorspreken, terwijl je elkaar ondertussen in de ogen kunt kijken. Maar jij geeft de voorkeur aan een manier van werken die je zelf veel efficiënter vindt: je werkt individueel aan een document, stuurt het vervolgens naar elkaar op en geeft elkaar feedback. Zo werken jullie samen afzonderlijk naar een gemeenschappelijk resultaat. 

Beide manieren van werken zijn prima. Maar als jullie niet van elkaar weten dat jullie allebei een andere manier van communiceren prefereren, dan verloopt de samenwerking waarschijnlijk vrij stroef. Jouw collega stoort zich eraan dat hij steeds op comments in documenten moet reageren en jij zit je te verbijten bij die wekelijkse meetings, omdat je er eigenlijk het nut niet van inziet. Vraag als leidinggevende van tevoren aan teamleden op wat voor manier ze het liefst contact houden over lopende projecten en help teamleden met verschillende werkstijlen tot een werkbare compromis te komen. Dat scheelt tijdens het project een hoop frustratie.

3. Leer de voorkeursstijl van je teamleden kennen.

Niet iedereen werkt op dezelfde manier en niet iedereen leert op dezelfde manier. De Amerikaanse psycholoog David Kolb maakte onderscheid tussen vier leerstijlen: de doener, de dromer, de denker en de beslisser. De doener leert het liefst door gewoon te doen. De dromer leert door te observeren en te reflecteren. De denker analyseert en trekt conclusies. De beslisser past graag theorie gericht toe in de praktijk en kijkt doelgericht wat het gewenste effect heeft en wat niet. Niet alleen bij leren, maar ook bij werken hebben mensen vaak een voorkeursstijl. Als leidinggevende is het waardevol om  de voorkeursstijl van je teamleden te leren kennen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je als leidinggevende wekelijks een video call inplant om op afstand toch een gevoel van verbinding te behouden. Voor een denker kan zo’n moment om ideeën uit te wisselen heel prettig zijn, maar voor een doener voelt het misschien als tijdverspilling. Een beslisser die het fijn vindt om even met elkaar knopen door te hakken, komt in zo’n call waarschijnlijk heel goed tot z’n recht, terwijl een dromer die liever stilletjes observeert ten onrechte overkomt als passief en weinig betrokken. Zorg er dus voor dat je als leidinggevende weet wat de voorkeursstijl van je teamleden is. Niet alleen zodat je hen in hun werk zo goed mogelijk kunt faciliteren, maar ook om te voorkomen dat je hen misschien niet op waarde schat.

Kortom:

Nu zovelen door de huidige situatie noodgedwongen thuis werken, vraagt dat als leidinggevende om een heel andere benadering. Als je elkaar niet ziet en alleen via digitale kanalen met elkaar communiceert, ligt onbegrip en miscommunicatie al snel op de loer. Ook hebben teamleden vaak uiteenlopende voorkeuren als het aankomt op communicatiemethoden en onderlinge werkafspraken. 

Door als leidinggevende van tevoren tijd te investeren om je hierin te verdiepen, kun je je team veel gerichter effectiever aansturen. Als je weet hoe je teamleden in elkaar zitten en hoe ze het prettigst werken, kun je hen niet alleen beter assisteren, je kunt ze ook onderling beter helpen om met elkaar op één lijn te komen en te blijven. Wie de medewerker als mens bedient, krijgt daar niet alleen tevreden teamleden voor terug, maar ook veel betere resultaten. 

Weet jij van je teamleden hoe zij het liefst (op afstand) werken en wat hun favoriete communicatiemiddel of voorkeursstijl is? Ik ben benieuwd!

 

Ja, ik wil het Meeting Manifest Downloaden

Veel mensen werken meer thuis dan ze voorheen gewend waren. Ook nu de coronamaatregelen langzaamaan versoepeld worden, blijft thuiswerken bij veel organisaties nog steeds de norm. Maar hoe doe je dat nu eigenlijk goed? Hoe onderhoud je contact met collega’s, hoe blijf je gefocust en gemotiveerd? Dit hoofdstuk staat vol praktische tips voor thuiswerken vanuit vanuit vitaliteit, verbinding en voldoening.

Grote kans dat jij – net als mijn vrouw en ik – te horen hebt gekregen dat je voorlopig beter thuis kunt werken. Ook ons zoontje beweegt zich deze weken tijdens kantooruren in onze woning (lees: kantoor annex speelplaats). Ik merk dat dit een groot beroep doet op mijn aanpassingsvermogen, Een grote verandering die de normale routines onder druk zet. 

Tegelijkertijd is deze ‘crisis’ ook een kans om nieuwe gewoonten in te bouwen. Graag deel ik (op basis van de 8 centrale kernthema’s van onze kersverse methode voor GROWEVERYDAY) 30 praktische tips die ook jou daarbij helpen. Daarmee heb je inspiratie en tools die je kunt benutten om ook tijdens deze unieke situatie een growth mindset aan te nemen en jezelf een werkritme aan te meten waarin je elke dag groeit.

1 Verbinding: samen werken

Verbinding zorgt voor positieve energie. Als je in verbinding staat met anderen, dan krijg je meer voor elkaar. En zeker nu is het van belang dat we samenwerken en elkaar helpen. Verbinding gaat verder dan alleen met elkaar praten. Het gaat er om je open te stellen voor de ander, elkaar accepteren en met aandacht te luisteren. Face-to-face is dit al lastig genoeg en nu de uitdaging om hier nog bewuster mee om te gaan. Bijvoorbeeld met deze tips:

1. Hanteer de 50-50 aandachtsregel
2. Een beller is nog altijd sneller 🙂 
3. Over-communiceer!
4. Zorg voor (heldere) meeting standaarden
5. Organiseer je een conference call, dan is videobellen een voorwaarde

2 Gewaarwording: bewust zijn 

Gewaarwording betekent opmerken wat er is. Het betekent je openstellen en verbinden met wat er nu is en met wat je nu ervaart, op dit moment. Je kunt iets waar je je niet bewust van bent ook niet veranderen. Kijk eens bewust naar wat de huidige situatie met je doet en wat je ervaart aan gedachten, emoties, lichamelijke sensaties en hoe je je gedraagt. Wat merk je op?

1. Concentreren kun je leren
2. Bouw ademruimtes in (dat kan nu makkelijker dan op kantoor)
3. Cultiveer nieuwsgierigheid met een ‘beginner’s mind’
4. Reflecteer een paar keer per dag op hoe jij erbij zit
5. Wandel of fiets een stukje om je gedachten op een rijtje te zetten

3 Verandering: patronen doorbreken

Patronen kun je veranderen. Gezonde gewoontes kun je creëren. Maar waar begin je? Hoe pak je het aan? Verandering betekent jezelf onder ogen durven zien, bereid zijn te kijken, los te laten wat niets oplevert en te gaan doen wat je wel helpt. En dat is een kwestie van vallen en opstaan, van veel oefenen. Merk eens op hoe je op de huidige situatie reageert? Wat helpt jou om hiermee om te gaan?

1. Begin iedere (werk)dag met een intentiemeditatie
2. Zet het vliegwiel aan en creëer (nieuwe) keystone habits
3. Log ideeën voor veranderingen die jij straks als alles weer back-to-normal is wilt doorvoeren in jouw (werk)leven

4 Energie: jezelf opladen

Wat geeft ons energie? Datgene dat ons blij maakt. Energie kent vele vormen, soorten en maten. Het zorgt voor een flow, positieve emoties en betrokkenheid. Het is cruciaal dat je energie krijgt van je werk, want als je geen energie krijgt van je werk loop je vast. Waar krijg jij energie van? Misschien kun je hier vooral nu eens wat extra bij stilstaan. In plaats van in negativiteit te vervallen. Hoe kun je het zo leuk mogelijk maken voor jezelf? Wat heb je allemaal nog wel waar je dankbaar voor kunt zijn?

1. Houd een lijstje bij met energiegevers en -vreters
2. Intregreer (zo veel mogelijk) dankbaarheidsoefeningen
3. Renewal breaks: wissel af van werkhouding en -plek

5 Betekenis: voldoening ervaren

Als je weet waar je iets voor doet, dan kun je het met meer motivatie, inzet en plezier doen. Je ‘purpose’ is dé motivator, achter alles wat je doet. Het is het kompas dat de richting in je (werk)leven bepaald. Waar wil je naartoe? Hoe stel je de juiste doelen? Wat zijn jouw diepste waarden? Nu je voorlopig even thuiszit, een perfect moment om uit je comfortzone te stappen en alles in perspectief te plaatsen:

1. Bewaak je persoonlijke waarden met ‘value triggers’
2. Remind jezelf eraan waarom je dit werk doet
3. Evalueer je werkweek, elke week

6 Focus: doelen bereiken

Door je te richten op wat belangrijk is behaal je sneller de doelen die je hebt gesteld. Focus is het inzicht krijgen in je prioriteiten en het elimineren van ruis. Journaling, plannen en discipline kunnen je allemaal helpen om de focus houden en je doelen te bereiken. Het is nu misschien nog wel een extra uitdaging om je focus te bewaren, zeker wanneer je zoals ik thuiswerkt en niet alleen bent thuis. Zoek je hier handvatten voor? Dan kan dit je zeker helpen:

1. Plan je werkdag
2. Vind like-mindeds en vorm een Mastermind Alliance
3. Als je dat niet al deed: stop met multitasken!
4. Check je mails maximaal 2 keer op een dag
5. Maak goede afspraken thuis

7 Gezondheid: goed voor jezelf zorgen

Zeker in deze tijd is het van belang om extra goed voor jezelf te zorgen en je weerstand op peil te houden. Dat betekent voldoende rust, beweging en grenzen aangeven, ook als je thuiswerkt. Hoe zorg je dat je gezond en energiek blijft? Het gaat om goed leren aanvoelen wat goed is voor jou, en hier vervolgens naar te handelen.

1. Sta vroeger op en start de dag met een ochtendritueel
2. Het klinkt gek, maar blijf socializen
3. Doe die telefonische afspraak lekker wandelend buiten
4. Nobody’s watching: doe stretch-oefeningen voor doorbloeding en mobiliteit

8 Verantwoordelijkheid: de leiding nemen

Je kunt nu zeggen ‘ik kan er allemaal niets aan doen’, of je kunt de touwtjes zelf in handen nemen en kijken hoe je het beste om kunt gaan met deze veranderingen. Wat betekent deze verantwoordelijkheid voor jou en voor je omgeving? Waar kun jij het initiatief in nemen?

1. Smeer je taken uit over de dag en optimaliseer je dagindeling (om er ook voor je kids te zijn)
2. Ben er voor elkaar en doe dubbel zoveel moeite om je collega’s te informeren

Heb je een duwtje in de juiste richting nodig, een vraag of meer tips? Laat een comment achter of stuur me een berichtje.

Succes de komende tijd, samen komen we hier sterker uit!

Je hebt het druk. Met werk, sport, familie en vrienden. Je hebt het gevoel 100 ballen tegelijk in de lucht te moeten houden. En dus probeer je voor alles en iedereen een plekje te reserveren in je agenda. Maar wanneer heb je voor het laatst een moment gereserveerd alleen voor jezelf? Gewoon 5 minuten alleen met je gevoelens en gedachten? In dit hoofdstuk laten we zien hoe een relatief kleine afspraak met jezelf – al is het maar 5 minuten per dag – een groot effect kan hebben.

Ja je leest het goed, geen dinner date met je vriendin, geen brainstorm hangout met je collega en geen gymsessie met je sportmaatje. Het is heel simpel: maak een afspraak. Met jezelf. Ook al denk je dat het onmogelijk is. Omdat je al 100 ballen omhoog houdt. Daar kunnen goedbedoelde adviezen zoals deze echt niet meer bij. Tenminste, dat denk je. In werkelijkheid is het slechts 5 minuten per dag jezelf jezelf gunnen. Dat klinkt gek, maar even naar binnen keren voordat je de rest van de dag naar buiten treedt, kan je zomaar heel wat opleveren.

Wat nu?

Heel menselijk zoeken we vooral houvast in het contact met anderen. We whatsappen, zoomen en storten na een periode van isolatie weer vol enthousiasme op buitenshuis contact. Juist na een tijd dat we vooral op onszelf werden teruggeworpen, vinden we geruststelling en houvast in de verbinding met anderen. En dat is natuurlijk prachtig. Maar het is belangrijk om ook de vraag te blijven stellen: hoe zit het eigenlijk met de verbinding met mezelf? We stellen ons weer open voor de buitenwereld, maar stellen we ons ook open voor onszelf? 

Begrijp me niet verkeerd. Er is niets mis met op de hoogte blijven en verbinding zoeken. En die neiging om ons continu tot de wereld om ons heen te willen verhouden, is natuurlijk niet nieuw. Ook voordat de pandemie onze wereld zo drastisch op z’n kop zette, waren we al bezig ons heil vooral buiten onszelf te zoeken. Ook in de wereld voor COVID-19 waren we constant druk, wilden we altijd verbonden zijn, hielden we onszelf continu bezig. Wie herkent het gevoel van altijd ‘aan’ staan niet? Je begint je werkdag met een nieuw Trello-bord, je stuurt datumprikkers voor je borrels met vrienden, je facetimet met je bestie die wel een peptalk kan gebruiken en je gaat niet slapen voordat je nog even een leuk of inspirerend filmpje kijkt. Een hele dag volgepland met dingen die nuttig, leuk en misschien zelfs urgent waren. Maar alle acties stonden in relatie tot anderen. Dat je nauwelijks waardevolle tijd alleen voor jezelf reserveert? Joh, dat merk je niet eens meer op. That’s life. Je bent het niet anders gewend.

In de spiegel kijken

Dat we dat patroon van altijd ‘aan’ staan nu weer onverminderd proberen voort te zetten, is dus niet zo gek. Ergens is het juist heel logisch. Maar wat als we dit moment van heroriëntatie zouden aangrijpen om even echt thuis te komen? Echt even een moment te nemen om te voelen hoe het met ons gaat? Dat vinden we best lastig. Het is vaak makkelijker om jezelf af te leiden dan onder ogen te zien wat er echt speelt. Want als je stilstaat en echt naar jezelf gaat kijken: wat krijg je dan te zien? Is mijn leven wel zo leuk als ik zou willen? Krijg ik wel zoveel energie van mijn baan? Heb ik wel zo goed contact met mijn vrienden en familie? En het belangrijkste: vind ik het wel leuk met mezelf? Het zijn ongemakkelijke vragen. Want als je bewust bent dat je ergens niet tevreden over bent, dan gaat het gevoel aan je knagen dat je het anders wil. En dan is het nodig om in actie te komen. Laat verandering nou net zo moeilijk zijn…

Wat wil je me vertellen?

Toch is het beter om jezelf die vragen wel te stellen. Want als je voor jezelf helder hebt wat voor jou belangrijk is, dan kun je je leven daarop inrichten en aanpassingen maken. Als je te lang doorgaat met dingen die niet bij je passen, dan kom je jezelf vroeg of laat tegen. Stel dat je elke dag presentaties moet geven op je werk, terwijl je daar een hekel aan hebt. Of dat je plichtsgetrouw je wekelijkse belletje met die vriendin doet, maar eigenlijk merkt dat jullie uit elkaar zijn gegroeid. Het kost (bewust of onbewust) veel energie om hier dan mee door te gaan. Beter is om stil te staan en te luisteren naar wat je gedachten of gevoelens je te vertellen hebben.

Plan een date met jezelf 

Maar dan moet je daar wel tijd voor maken. En dat doen we veel te weinig. Een mooi voorbeeld komt uit een interview met Dandapani, een voormalige monnik die nu de wereld overgaat om mensen over persoonlijke ontwikkeling te leren.‘Mensen maken tijd voor alles en iedereen in hun leven. Maar ze maken nooit tijd voor zichzelf. Als je iemand die je kent vraagt om af te spreken (‘laten we een koffietje doen!’), dan is een typische reactie: ‘Jammer, ik kan niet deze week. Zullen we volgende week doen? Donderdag 19.00 uur? Afgesproken!’ Die koffiedate maakt nu tijdelijk plaats voor een videocall. Maar wordt het geen tijd om niet met een ander, maar met jezelf een afspraak te plannen?

Zo doe je dat 

Nu denk je misschien: een afspraak met jezelf, allemaal leuk en aardig, maar hoe doe ik dat dan? Hoe ziet een date met mezelf er dan uit? Nou, eigenlijk heel simpel. Tijd spenderen met jezelf is niets minder dan dit: ontspannen gaan zitten, je ogen dichtdoen, geen interactie hebben met de buitenwereld en echt naar binnen gaan. Merk op wat je gedachten zijn, wat je voelt, wat je ervaart. In het begin zal het misschien onwennig en ongemakkelijk zijn. Er gaan bijvoorbeeld allerlei gedachten door je hoofd. Misschien denk je: ‘Wat doe ik hier?’ Maar hou vol. Als je dit elke dag doet, zul je merken dat het steeds makkelijker en aangenamer wordt. En dat je jezelf steeds beter leert kennen. Als je wil kun je jezelf ook vragen stellen. Dezelfde vragen die je aan een goede vriend zou stellen. Hoe gaat het met je? Wat heb je nou echt nodig in deze onzekere tijden? Waar wil je je vandaag of de komende periode op richten?

Maar 5 minuten!

1. Plan de afspraak in de ochtend. Het liefst net nadat je wakker bent, omdat je op dat moment de minste prikkels van buitenaf hebt gekregen.
2. Kies een fijne, rustige plek thuis.
3. Zet een timer aan.
4. Haal een paar keer diep adem.
5. Luister naar jezelf.

Ja, er wordt veel van ons gevraagd. Toch dagen we je uit om elke dag een afspraak met jezelf te hebben. Even naar binnen keren voordat je de rest van de dag naar buiten treedt. Je zult zien wat het jezelf (en anderen) oplevert. En dat in maar 5 minuten per dag.

Wordt locatieonafhankelijk werken de nieuwe norm, ongeacht corona? Wij geloven van wel. In de praktijk gaat het echter nog vaak gepaard met onzekerheid en strubbelingen. Een shift in werkklimaat is vereist. Van controle naar vertrouwen. Van volgzaamheid naar ownership. Kortom: de shift naar zelfsturende teams. In dit hoofdstuk deelt Sheraz 6 tips op weg naar een zelfsturende organisatie.

Managers die bang zijn dat medewerkers thuis niet productief genoeg zijn. Medewerkers die het gevoel hebben dat ze van hun leidinggevende altijd bereikbaar moeten zijn. Collega’s die in een misverstand belanden over iets dat in een gesprekje aan het bureau zo opgelost zou zijn… 

Op afstand werken vraagt een shift in werkklimaat

Locatieonafhankelijk werken wordt al jaren als ‘het nieuwe werken’ aangekondigd. Maar in de praktijk gaat het nog altijd vaak gepaard met de nodige onzekerheid, strubbelingen en weerstand. En dat komt niet doordat locatieonafhankelijk werken niet effectief kan zijn. Dat komt doordat om succesvol op afstand te kunnen werken een fundamentele shift in het werkklimaat vereist is. Een shift van leidinggeven vanuit controle naar leidinggeven vanuit vertrouwen. Een shift van werken vanuit volgzaamheid naar werken vanuit eigen motivatie, initiatief en verantwoordelijkheid. Kortom: de shift naar zelfsturende teams. En die shift heeft bij veel organisaties nooit plaatsgevonden.

De sleutel ligt bij zelfsturende organisaties

Maar nu we ons in een periode bevinden waarin velen noodgedwongen thuiswerken en de kans groot is dat locatieonafhankelijk werken ook in de toekomst de norm zal blijven, is die shift in werkklimaat niet langer optioneel, maar noodzakelijk en ik durf te zeggen: urgenter dan ooit. De sleutel ligt bij zelfsturende organisaties.Want om ook in turbulente tijden effectief te kunnen samenwerken zijn organisaties nodig die ruimte geven aan leiderschap vanuit vertrouwen en die het zelfsturend vermogen van medewerkers faciliteren. Organisaties die medewerkers niet benaderen als inwisselbare radertjes in een geheel, maar investeren in een menselijke werkomgeving en inzetten op het volle potentieel van de hele mens achter de medewerker.

Cultuur van vertrouwen

Klinkt mooi hè? Maar hoe doe je dat dan? Hoe creëer je zo’n zelfsturende organisatie die ook in turbulente tijden kan bloeien? In het nieuwe managementboek Mooseheads On The Table: stories about self-managing organisations from Sweden delen Karin Tenelius and Lisa Gill hun inzichten. Inzichten die ze hebben opgedaan in de 20 jaar dat ze teams en organisaties hebben geleerd hoe ze self-managing kunnen worden. Hun boek biedt waardevolle antwoorden op veel vragen waar zoveel organisaties nu mee worstelen en sluit naadloos aan op de manier waarop wij bij GROWEVERYDAY aankijken tegen de toekomst van werk: de magie ontstaat bij organisaties zonder bazen, die niet werken vanuit controle, maar vanuit een cultuur van vertrouwen.

Maar hoe dan?

Veel organisaties staan in theorie wel open voor verandering, maar ze weten niet hoe ze die verandering in gang moeten zetten. Zowel leidinggevenden als medewerkers zouden vaak wel een andere manier van werken willen omarmen, die menselijker is en meer vrijheid biedt, maar ze lopen tegen uitdagingen op. Hoe creëer je zonder de klassieke ‘corporate’ structuren toch een cultuur van professionele zakelijkheid? Hoe neem je efficiënt besluiten als niemand de baas is? Hoe creëer je een cultuur die een organisatie niet alleen laat functioneren, maar ook echt doet opbloeien? Welke mindsetshift is er nodig? En nog belangrijker: waar begin je? Hieronder deel ik de 6 belangrijkste uitgangspunten:

1.Coachend leiderschap mindset is key

Om een zelfsturende organisatie te laten opbloeien is een een coachende, empowerende leider nodig die open staat om te experimenteren en die medewerker het vertrouwen kan geven om autonoom te opereren. Let wel: het vraagt een grote verandering van een directeur om dingen los te durven laten, maar de effecten kunnen heel groot zijn: hoe meer vertrouwen mensen krijgen, hoe meer zelfvertrouwen ze ontwikkelen. En hoe meer zelfvertrouwen ze hebben, hoe meer initiatief ze zullen nemen en hoe minder ze om goedkeuring zullen vragen om dingen in gang te zetten. En dat is precies waar zelfsturing over gaat.

2. Investeer in vertrouwen

Alleen vanuit dit coachende leiderschap kan een cultuur van vertrouwen ontstaan waarbinnen mensen zich open en kwetsbaar op durven stellen. En dat is belangrijk, want mensen die zich gehoord voelen, zullen sneller zich sneller gemotiveerd voelen om initiatief te nemen en hun potentieel te benutten. Medewerkers die vertrouwen krijgen en in hun kracht staan, ervaren ownership en zullen zich meer en meer gaan gedragen alsof ze niet alleen voor de organisatie werken, maar alsof de organisatie ook van hun is.

3. Accepteer groeipijnen

In een transformerende organisatie zullen ook scheurtjes ontstaan. Wees duidelijk en direct over het gekozen pad en eerlijk over eventuele consequenties die volgen. Zo zal bijvoorbeeld niet iedereen mee kunnen of willen in de veranderingen. Dat kan pijnlijk zijn, maar het hoort bij het groeiproces. Want 1 ding staat vast: mensen die betrokken zijn bij een dergelijke organisatie zullen een enorme groei doormaken, ook als ze de transitie zelf niet als positief ervaren, zullen ze er veel van opsteken.

4. It’s the culture, stupid

Een zelfsturende organisatie drijft niet op structuur, maar op cultuur. Om een organisatie blijvend en effectief om te vormen is een herijking van de cultuur nodig. Verwacht niet dat mensen die cultuur vanzelf wel oppikken, maar maak die cultuur expliciet. Vertel en laat zien welk gedrag gewenst is. Laat zelf het gedrag zien dat je van anderen verwacht. Communiceer over alles en met iedereen, van hoog tot laag. En zorg dat iedereen voldoende toegang heeft tot het management, zodat iedereen betrokken is, maar dat ook blijft.

5. Vergeet de sociale lijm niet

Informele contacten, zoals koffieautomaatgesprekken en grapjes in de wandelgangen maken een organisatie niet alleen een prettigere plek om te werken, ze zijn cruciaal voor het succes van het bedrijf, zoals Jont Groenendaal van Brighthives in dit artikel overtuigend betoogt. Informele ontmoetingen zijn cruciaal voor het creëren van verbinding en goodwill binnen teams en daarbuiten. Maar ze dragen ook bij aan de natuurlijke flow van kennis, inspiratie en ideeën binnen een organisatie. Faciliteer deze contacten, ook op afstand, door online en offline bijeenkomsten te organiseren en de roostering op kantoor zo in te richten dat mensen afwisselend toegang hebben tot mensen van verschillende afdelingen en invloedniveaus.

6. Trust the process

Zelfsturing vindt niet van het ene op het andere moment plaats. Mensen zijn gewoontedieren. Vat die neiging om vast te houden aan oude gewoonten niet op als onverzettelijkheid, maar help mensen om de transitie te maken naar nieuwe manieren van werken. Zowel leidinggevenden als medewerkers moeten intensief begeleid worden om oude gewoonten af te leren en nieuwe te omarmen. Investeer tijd en geld in dat proces. Want al kan het proces even duren en zal het niet altijd gemakkelijk zijn, de resultaten zijn vrijwel altijd de moeite waard.

Conclusie

Om ook op afstand goed te kunnen blijven functioneren, is bij veel organisaties een shift in het werkklimaat nodig. Een shift van leidinggeven vanuit controle naar leidinggeven vanuit vertrouwen. Een shift van werken vanuit volgzaamheid naar werken vanuit eigen motivatie, initiatief en verantwoordelijkheid. De toekomst is aan organisaties zonder bazen, die niet werken vanuit controle, maar vanuit een cultuur van vertrouwen. Zelfsturende organisaties die medewerkers niet benaderen als inwisselbare radertjes in het geheel, maar die drijft op autonome, gemotiveerde individuen. Organisaties die het volle potentieel van de hele mens achter de medewerker benutten. Om een zelfsturende organisatie te laten bloeien, zijn de volgende uitgangspunten cruciaal:

1. Focus op coachend leiderschap
2. Bouw aan vertrouwen
3. Accepteer groeipijnen 
4. Herijk de cultuur
5. Schat informele contacten op waarde
6. Neem de tijd voor het proces

Tegen welke uitdagingen van op afstand werken loop jij aan? Zet jouw organisatie al stappen in de richting van zelfsturing?